“Il lavoro di squadra divide i compiti e moltiplica il successo”.
Nella maggior parte dei casi è così. Il lavoro svolto da un team solido, compatto e preparato è spesso indispensabile al raggiungimento di traguardi importanti e obiettivi.
I team di un gruppo di lavoro vengono messi davanti alle scelte di continuo e quando le decisioni prese sono ottimali oppure portano a dei risultati solo parzialmente soddisfacenti, c’è sempre la possibilità di intervenire e correggere il tiro.
Tuttavia, sono diversi i casi in cui le decisioni di gruppo hanno condotto il team o l’azienda ad un disastroso fallimento. Ti faccio un esempio dell’importanza del decision making per un team.
Il caso dello space Shuttle
NASA, 1986. Lo space Shuttle Challenger sta per compiere il suo decimo viaggio spaziale.
I dati, le simulazioni, i viaggi precedentemente compiuti confermano l’imminente successo di questo ulteriore volo.
C’è, però, una voce fuori dal coro che si oppone alle evidenze dei dati raccolti. Si tratta dell’ingegnere Ebeling che informa che il razzo sarebbe esploso durante il viaggio a causa di alcuni difetti di costruzione che non avrebbero potuto contrastare le alte temperature raggiunte.
I superiori, però, decidono di affidarsi ai dati disponibili. Dopo pochissimi secondi dal lancio, lo shuttle prende fuoco e con sé anche 7 astronauti.
In questo caso gli scienziati si sono affidati ai dati, ignorando una componente importante che andava considerata nel processo decisionale, ossia un’evidenza che annullava gli studi compiuti fino a quel momento.
Se succede a livelli così alti e impattanti come nel caso della NASA, la fallacia dei processi decisionali in un gruppo di lavoro è ancora più comune nelle piccole e medie imprese, dove ci sono tanti errori comuni legati da un lato all’inesperienza, alla voglia di seguire l’intuito, dall’altro al non tenere in considerazione alcuni aspetti che, nel processo decisionale, si rivelano molto importanti.
Ancora più spesso succede che si tende a seguire l’opinione di un collega, di un socio, o del capo in modo acritico.
Purtroppo, come nel caso della NASA, è proprio la capacità di far emergere e gestire correttamente i punti di contraddizione di un team a fare la differenza, ed evitare di incappare in “trappole decisionali di gruppo” come il pericoloso groupthink.
Abbiamo già visto alcuni dei principali metodi decisionali di gruppo ed è chiaro come ritornino costanti concetti come collaborazione, confronto, discussione e gestione della contraddizione
D’altra parte il processo decisionale di gruppo è così importante per il successo di una realtà organizzativa e aziendale, che è bene valutare attentamente le strategie e le prassi da adottare, per porre le basi per una corretta gestione delle decisioni, cosa che può notevolmente fare la differenza all’interno di un’organizzazione.
Strategie per il decision making in un team
Ecco qualche consiglio utile per poter gestire meglio le decisioni in team.
Il ruolo del facilitatore
Uno dei principali ostacoli che si riscontrato nelle sessioni di un processo decisionale è l’assenza di una figura che guidi e conduca il gruppo verso una collaborazione efficace.
Il facilitatore viene individuato dal gruppo per organizzare e guidare gli aspetti principali del processo di decision making.
In particolare, è il facilitatore che coordina il team nella definizione degli obiettivi da raggiungere, rendendoli fruibili e chiari. Il ruolo del facilitatore è cruciale nel momento in cui va a promuovere il lavoro in team, il buon dialogo e mantiene fisso il focus del gruppo sul problema, guidando i partecipanti alla ricerca della soluzione.
Le caratteristiche imprescindibili del facilitatore sono imparzialità e ottima capacità comunicativa, affinché il gruppo non sia influenzato né fuorviato da una cattiva dialettica.
Identificazione della questione in esame
Come si fa a prendere una buona decisione se il problema non è ben definito? Non si può procedere ovviamente.
Senza avere identificato il problema da risolvere o la questione da analizzare, il processo decisionale è destinato ad un fallimento.
Un team confuso, scoraggiato, demotivato da una mancanza di chiarezza a monte non ha alcun interesse e partecipare attivamente nel processo decisionale, così come non ne ha a creare una buona collaborazione.
Per arrivare ad una decisione coesa e che si basi su una realtà dei fatti è categorico definire al meglio gli estremi e le caratteristiche da prendere in esame.
Come si fa ad articolare la situazione nel miglior modo possibile?
Il primo step è adottare un approccio data-driven. Bisogna analizzare i dati in possesso in modo critico e raccoglierne di nuovi, se necessario. Se l’organizzazione ha uno storico importante e un’esperienza solida pregressa, i dati si andranno ad incrociare con i casi studio e con le esperienze dirette.
Nel caso di un‘organizzazione giovane, invece, la mancanza di dati rappresenta una lacuna che può essere colmata analizzando la concorrenza e gli scenari simili.
Qualunque sia il tuo ambito professionale, il focus da mantenere è sulla raccolta di dati quantitativi, qualitativi ed evidenze scientifiche.
L’importanza del decision making per un team: hai valutato tutte le alternative possibili?
Un team coeso, coinvolto, informato e collaborativo è ben preparato a condurre un processo decisionale e a raggiungere la decisione migliore.
Nonostante ciò, è possibile che si presenti la possibilità di non raggiungere un accordo in breve tempo o di trovarsi di fronte ad un impasse.
Sebbene siano stati dimostrati i vantaggi di un decision making di gruppo, tra cui il forte senso partecipativo e il confronto, i membri di un team possono cadere nel fenomeno del groupthink, ovvero assimilare il proprio pensiero a quello della maggioranza, oppure tendere a esternare opinioni mitigate rispetto alla loro reale opinione.
Ancora, i membri di un gruppo possono non sentirsi all’altezza della decisione da prendere e quindi a mantenere neutrale la propria posizione. Risulta, quindi, fondamentale cercare e analizzare i punti di contraddizione, favorire il confronto ed un approccio creativo alla definizione di un numero sufficiente di alternative.
L’importanza della formazione
Per anticipare questi scenari, i manager o i facilitatori devono fare leva sulla formazione e trattare, in questa fase, i membri del team come singoli individui, prima che come parte di un gruppo. Solo assicurandosi che ognuno di loro sia opportunamente informato e formato sulla questione in esame, si può procedere.
“Un consenso si raggiunge quando tutti i membri del gruppo possono dire di essere d’accordo con la decisione presa oppure quando non sono stati in grado di convincere degli altri del loro punto di vista.” Una tesi, questa, che va a confermare l’importanza formativa. (Parker, 2005)
Sulla stessa scala di importanza della formazione e dell’informazione, ci sono le linee guida. Le indicazioni fornite ai membri del team, così come le sessioni di brainstorming, le riunioni o le attività di ricerca da svolgere e analizzare devono seguire delle linee guida chiare e precise e soprattutto che siano uguali per tutti.
Il ruolo delle domande
E arriva poi, puntuale e preciso, il ruolo delle domande all’interno di un processo decisionale di guida. Le giuste domande portano alle giuste risposte e solo grazie ai quesiti corretti si può capire se tutto il gruppo è d’accordo sui come, i cosa e i perchè prendere una determinata decisione.
L’argomento in analisi è chiaro per tutti? Abbiamo dati e informazioni a sufficienza per decidere? Conosciamo i criteri che stiamo utilizzando nel processo decisionale? Abbiamo valutato i vantaggi e gli svantaggi di ogni scelta possibile?
Sono solo alcune delle domande cruciali che un gruppo di lavoro è tenuto a chiedersi e a rispondere.
Il supporto di un software, nei processi decisionali, è il modo migliore per supportare il team. Butterfly ne è l’esempio lampante, perché supporta i gruppi di lavoro a gestire i giudizi in maniera indipendente. Inoltre consente di applicare un metodo di presa di decisione in modo corretto guidandovi nel processo, facilita nel tenere traccia delle decisioni e a costruire una banca dati di decisioni prese. E ancora più importante, le decisioni vengono prese in modo puntuale e scientifico, grazie alla possibilità di imparare molto sui problemi in esame.
Conclusioni
Nell’ambito medico, nel mondo del business e del marketing, grandi aziende di ogni settore si trovano di fronte a decisioni cruciali da prendere ogni giorno. Per quanto la tua strategia decisionale sia valida e strutturata, il processo in gruppo è sempre molto articolato e delicato.
Quotidianamente Butterfly supporta e affianca manager, aziende e organizzazioni nei più importanti processi decisionali, grazie a soluzioni software avanzate nei metodi, ma semplici nell’uso.
Il software lavora tracciando ogni fase del processo, qualificando le decisione attraverso un approccio data-driven, integrabile con sistemi e banche dati, velocizzando i processi decisionali attraverso algoritmi e soluzioni verticali.
Se sei curioso di scoprire come funziona un processo decisionale avanzato unisciti alla nostra community.
Senza dubbio arrivare ad una decisione in maniera individuale è un processo più veloce e semplice, ma “non importa quanto sia brillante la tua mente o strategia, se stai giocando una partita da solo e sei contro una squadra, perderai sempre.”
(Reid Hoffman, co-fondatore di LinkedIn)
